I certificati S/MIME svolgono un ruolo cruciale nella protezione delle comunicazioni e-mail, garantendo l’autenticità e la crittografia della corrispondenza sensibile. Tuttavia, implementare S/MIME in un’intera azienda è tutt’altro che semplice. Molte organizzazioni si trovano ad affrontare sfide come la creazione, l’implementazione, la configurazione e la gestione di massa dei certificati. Inoltre, la gestione di caselle di posta condivise e l’accessibilità multi-dispositivo delle e-mail crittografate complica ulteriormente il processo.
Per ogni account di posta elettronica, che appartenga a un singolo utente o a una casella di posta condivisa, le organizzazioni devono generare una richiesta di firma del certificato (CSR) e archiviare in modo sicuro la chiave privata corrispondente. La CSR deve quindi essere firmata da un’autorità di certificazione (CA) attendibile, dopodiché il certificato firmato deve essere unito alla sua chiave privata per creare un certificato S/MIME installabile in formato PFX o PEM.
Sebbene i reparti IT possano disporre dei dati utente prontamente disponibili in EntraID o Active Directory (AD), eseguire manualmente questo processo è dispendioso in termini di tempo e soggetto a errori. KeyTalk semplifica questo processo integrandosi direttamente con EntraID o AD , consentendo la generazione automatica di CSR di massa. Collegandosi a diverse CA private e pubbliche, KeyTalk garantisce un’elaborazione rapida ed efficace delle CSR, associando il certificato alla relativa chiave privata.
Una volta generati, i certificati S/MIME devono essere distribuiti in modo sicuro. Una pratica comune ma altamente insicura è l’invio di file PFX protetti da password via e-mail e la condivisione della password tramite lo stesso canale. Questo approccio non solo rappresenta un rischio per la sicurezza, ma crea anche un onere amministrativo per gli utenti finali, che devono installare manualmente i certificati, con conseguente aumento delle richieste di supporto.
KeyTalk elimina questi problemi di sicurezza e usabilità impiegando un agente KeyTalk dedicato che utilizza le credenziali utente esistenti (come nomi utente/password AD o token Kerberos) per recuperare e installare automaticamente i file S/MIME PFX. In alternativa, KeyTalk si integra con soluzioni aziendali di Mobile Device Management (MDM) come Intune o MobileIron, consentendo un’implementazione e un’installazione di massa senza interruzioni.
Anche dopo aver installato correttamente il certificato, i client di posta elettronica devono essere configurati correttamente per abilitare la firma digitale e la crittografia. Microsoft Outlook, ad esempio, richiede la navigazione attraverso più menu, il che può confondere gli utenti, soprattutto quando si configurano più certificati S/MIME per caselle di posta personali e condivise all’interno dello stesso client.
KeyTalk semplifica questo passaggio configurando automaticamente Outlook per riconoscere i certificati installati, purché esista la casella di posta corrispondente. Inoltre, l’integrazione con le soluzioni MDM consente a KeyTalk di configurare client di posta nativi, mentre l’interfaccia diretta con Exchange Online ed EntraID garantisce che i certificati S/MIME vengano pubblicati nell’Elenco indirizzi globale (GAL) per una facile crittografia interna.
L’implementazione dei certificati S/MIME è solo l’inizio; la gestione continuativa presenta un’altra sfida importante. I dipendenti lasciano l’azienda, si sposano (con la conseguente necessità di cambiare indirizzo email), aggiornano i dispositivi e richiedono nuovi certificati in caso di cambio di nome di dominio o fusioni. Inoltre, i certificati hanno una validità massima di un anno e devono essere rinnovati regolarmente.
KeyTalk affronta questo onere continuo monitorando i rinnovi e automatizzando la riemissione dei certificati prima della scadenza, garantendo una continuità senza interruzioni, senza l’intervento manuale dei team IT.
Le caselle di posta condivise introducono ulteriore complessità nell’implementazione di S/MIME. A differenza dei singoli utenti, le caselle di posta condivise sono accessibili a più dipendenti, rendendo più complicata la gestione della proprietà dei certificati e delle chiavi. Tradizionalmente, ogni utente che accede a una casella di posta condivisa avrebbe bisogno di accedere alla chiave privata S/MIME associata, il che solleva problemi di sicurezza e oneri amministrativi.
KeyTalk semplifica la gestione dei certificati S/MIME per le caselle di posta condivise consentendo un accesso controllato attraverso i suoi meccanismi di distribuzione sicura. Integrandosi con EntraID o AD, KeyTalk garantisce che solo gli utenti autorizzati possano ottenere e utilizzare il certificato della casella di posta condivisa, mantenendo al contempo la conformità di sicurezza. Questo approccio elimina la necessità di distribuire manualmente le chiavi, preservando al contempo l’integrità delle comunicazioni e-mail crittografate.
Una sfida critica nell’implementazione di S/MIME è garantire l’accessibilità su più dispositivi. Gli utenti passano frequentemente da computer desktop, laptop e dispositivi mobili, richiedendo un accesso continuo ai propri certificati S/MIME. Inoltre, poiché certificati e chiavi vengono rinnovati periodicamente, gli utenti devono comunque essere in grado di decifrare le email crittografate con certificati precedenti.
KeyTalk garantisce l’accessibilità multi-dispositivo e un rollover delle chiavi fluido mantenendo un archivio sicuro di certificati storici e chiavi private. Ciò consente agli utenti di continuare a decifrare le email più vecchie anche dopo gli aggiornamenti dei certificati. La gestione intelligente dei certificati di KeyTalk garantisce che, anche quando i dispositivi cambiano o i certificati scadono, gli utenti possano comunque recuperare e utilizzare le chiavi precedenti senza interruzioni.
L’implementazione di S/MIME in un’organizzazione è un’attività essenziale ma complessa. Dalla creazione di certificati di massa all’implementazione, alla configurazione e alla gestione continua, le organizzazioni devono affrontare numerose sfide. Le soluzioni automatizzate di KeyTalk eliminano questi ostacoli integrandosi perfettamente con i sistemi di gestione delle identità, le autorità di certificazione, i sistemi MDM e i client di posta esistenti. Che si tratti di gestire account individuali, caselle di posta condivise o accessibilità multi-dispositivo, KeyTalk garantisce un’implementazione di S/MIME sicura, efficiente e senza intoppi, consentendo alle organizzazioni di concentrarsi sulle proprie attività principali senza compromettere la sicurezza della posta elettronica.
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