S/MIME-Management und Automatisierung: Herausforderungen und Lösungen

S/MIME-Management und Automatisierung: Herausforderungen und Lösungen
05 Feb ‘25

Die Herausforderungen der unternehmensweiten S/MIME-Implementierung und wie KeyTalk sie löst

S/MIME-Zertifikate spielen eine entscheidende Rolle bei der Sicherung von E-Mail-Kommunikation, da sie Authentizität und Verschlüsselung für sensible Korrespondenz gewährleisten. Die Implementierung von S/MIME in einem gesamten Unternehmen ist jedoch alles andere als einfach. Viele Organisationen kämpfen mit Herausforderungen wie massenhafter Zertifikatserstellung, Deployment, Konfiguration und Management. Darüber hinaus erschwert der Umgang mit Shared Mailboxen und die Multi-Device-Zugänglichkeit von verschlüsselten E-Mails den Prozess zusätzlich.

 

Die Komplexität der massenhaften Erstellung von S/MIME-Zertifikaten

Für jedes E-Mail-Konto, unabhängig davon, ob es einem einzelnen Benutzer oder einer Shared Mailbox gehört, müssen Organisationen eine Certificate Signing Request (CSR) generieren und die entsprechende private Schlüssel sicher speichern. Die CSR muss anschließend von einer vertrauenswürdigen Certificate Authority (CA) signiert werden, nach der das signierte Zertifikat mit dem privaten Schlüssel zusammengeführt werden muss, um ein installierbares S/MIME-Zertifikat im PFX- oder PEM-Format zu erstellen.

Während IT-Abteilungen Benutzerinformationen oft in EntraID oder Active Directory (AD) leicht verfügbar haben, ist die manuelle Ausführung dieses Prozesses sowohl zeitaufwendig als auch fehleranfällig.

KeyTalk optimiert diesen Prozess, indem es direkt mit EntraID oder AD integriert und so die automatische massenhafte CSR-Erstellung ermöglicht. Durch die Verbindung mit verschiedenen privaten und öffentlichen CAs gewährleistet KeyTalk eine schnelle und effektive CSR-Verarbeitung, während das Zertifikat mit dem entsprechenden privaten Schlüssel gekoppelt wird.

 

Sicheres Deployment und Installation von S/MIME-Zertifikaten auf Endgeräten

Sobald S/MIME-Zertifikate erstellt sind, müssen sie sicher verteilt werden. Eine gängige, aber äußerst unsichere Praxis ist das Versenden des passwortgeschützten PFX per E-Mail und das Teilen des Passworts über dasselbe Kanal. Diese Vorgehensweise stellt nicht nur ein Sicherheitsrisiko dar, sondern schafft auch eine administrative Belastung für Endbenutzer, die die Zertifikate manuell installieren müssen, was häufig zu einer erhöhten Anzahl von Supportanfragen führt.

KeyTalk beseitigt diese Sicherheits- und Benutzbarkeitsbedenken, indem es einen speziellen KeyTalk-Agenten verwendet, der vorhandene Benutzeranmeldeinformationen (wie AD-Benutzernamen/Passwörter oder Kerberos-Token) nutzt, um S/MIME-PFX-Dateien automatisch abzurufen und zu installieren. Alternativ integriert sich KeyTalk mit Enterprise Mobile Device Management (MDM)-Lösungen wie Intune oder MobileIron, um nahtloses massenhaftes Deployment und Installation zu ermöglichen.

 

Automatisierte Konfiguration von Mailclients für S/MIME-Nutzung

Selbst nach erfolgreicher Zertifikatinstallation müssen Mailclients korrekt konfiguriert werden, um digitale Signaturen und Verschlüsselung zu ermöglichen. Microsoft Outlook erfordert beispielsweise das Navigieren durch mehrere Menüs, was Benutzer verwirren kann – insbesondere beim Konfigurieren mehrerer S/MIME-Zertifikate für persönliche und Shared Mailboxen innerhalb derselben Client-Anwendung.

KeyTalk vereinfacht diesen Schritt, indem es Outlook automatisch konfiguriert, um die installierten Zertifikate zu erkennen, solange die entsprechende Mailbox existiert. Darüber hinaus ermöglicht die Integration mit MDM-Lösungen, dass KeyTalk native Mailclients konfiguriert, während die direkte Anbindung an Exchange Online und EntraID sicherstellt, dass S/MIME-Zertifikate im Global Address List (GAL) veröffentlicht werden, um eine einfache interne Verschlüsselung zu gewährleisten.

 

Verwaltung des gesamten Lebenszyklus von S/MIME-Zertifikaten

Das Deployment von S/MIME-Zertifikaten ist nur der Anfang; das fortlaufende Management stellt eine weitere große Herausforderung dar. Mitarbeiter verlassen Unternehmen, heiraten (was E-Mail-Adressänderungen notwendig macht), aktualisieren Geräte und benötigen neue Zertifikate bei Änderungen von Domainnamen oder Fusionen. Außerdem müssen Zertifikate, die eine maximale Gültigkeit von einem Jahr haben, regelmäßig erneuert werden.

KeyTalk geht dieser kontinuierlichen Belastung nach, indem es die Erneuerungen verfolgt und die Wiederherstellung von Zertifikaten vor Ablauf automatisiert, um nahtlose Kontinuität ohne manuelle Eingriffe durch IT-Teams zu gewährleisten.

 

Die Herausforderungen von Shared Mailboxen und S/MIME

Shared Mailboxen bringen zusätzliche Komplexität in die Implementierung von S/MIME. Im Gegensatz zu individuellen Benutzern werden Shared Mailboxen von mehreren Mitarbeitern zugegriffen, was das Eigentum an Zertifikaten und das Schlüsselmanagement komplizierter macht. Traditionell benötigte jeder Benutzer, der auf eine Shared Mailbox zugreift, Zugang zu dem zugehörigen S/MIME-Privatschlüssel, was Sicherheitsbedenken und administrative Overhead mit sich bringt.

KeyTalk vereinfacht das Management von S/MIME-Zertifikaten für Shared Mailboxen, indem kontrollierter Zugriff über seine sicheren Verteilungsmechanismen ermöglicht wird. Durch die Integration mit EntraID oder AD stellt KeyTalk sicher, dass nur autorisierte Benutzer das Zertifikat der Shared Mailbox erhalten und verwenden können, während die Sicherheitsrichtlinien gewahrt bleiben. Dieser Ansatz eliminiert die Notwendigkeit der manuellen Schlüsseldistribution und bewahrt die Integrität der verschlüsselten E-Mail-Kommunikation.

 

Gewährleistung der Multi-Device-Zugänglichkeit und Schlüsselwechsel

Eine kritische Herausforderung beim S/MIME-Deployment besteht darin, die Zugänglichkeit über mehrere Geräte hinweg zu gewährleisten. Benutzer wechseln häufig zwischen Desktops, Laptops und mobilen Geräten, was nahtlosen Zugriff auf ihre S/MIME-Zertifikate erfordert. Darüber hinaus müssen Benutzer weiterhin in der Lage sein, E-Mails zu entschlüsseln, die mit früheren Zertifikaten verschlüsselt wurden, während Zertifikate und Schlüssel regelmäßig erneuert werden.

KeyTalk sorgt für Multi-Device-Zugänglichkeit und einen reibungslosen Schlüsselwechsel, indem es ein sicheres Repository historischer Zertifikate und privater Schlüssel verwaltet. Dies ermöglicht es Benutzern, ältere E-Mails weiterhin zu entschlüsseln, selbst nach Zertifikatupdates. Das intelligente Zertifikatsmanagement von KeyTalk stellt sicher, dass Benutzer ihre vorherigen Schlüssel weiterhin ohne Unterbrechungen abrufen und verwenden können, während sich die Geräte ändern oder die Zertifikate ablaufen.

 

Fazit

Die Implementierung von S/MIME in einer Organisation ist ein wesentlicher, aber komplexer Vorhaben. Von der massenhaften Zertifikatserstellung über Deployment, Konfiguration und fortlaufendes Management stehen Organisationen vor zahlreichen Herausforderungen. Die automatisierten Lösungen von KeyTalk beseitigen diese Hindernisse, indem sie nahtlos mit bestehenden Identitätsmanagementsystemen, CAs, MDMs und Mail-Clients integriert werden. Ob beim Umgang mit individuellen Konten, Shared Mailboxes oder Multi-Device-Zugänglichkeit, KeyTalk gewährleistet eine sichere, effiziente und problemlose S/MIME-Implementierung und ermöglicht es Organisationen, sich auf ihre Kernaktivitäten zu konzentrieren, ohne die E-Mail-Sicherheit zu gefährden.

Interessiert daran, wie KeyTalk Ihrer Organisation helfen kann, die Herausforderungen und Lösungen im Zusammenhang mit dem Management von Zertifikaten und der Automatisierung für mobile Geräte zu bewältigen? Kontaktieren Sie uns, indem Sie das untenstehende Formular ausfüllen, und entdecken Sie, wie wir Ihnen bei der Optimierung Ihres Zertifikatmanagements helfen können.

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